档案年度工作计划表范文

2020-06-02 10:46:32 关键词: 年度工作 计划表 档案 范文 阅读:

  一、件材料的收集管理

  1、公司指定专人负责件材料的管理。

  2、件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

  3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议件由行政部收集。

  二、归档围

  1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

  2、本公司对外的正式发与有关单位来往的书。

  3、本公司的各种工作计划总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

  4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等件材料。

  5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的件材料。

  6、本公司的事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

  三、归档要求

  1、档案质量总的要求是:遵循件的形成规律和特点,保持件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

  2、归档的件材料种数、份数以及每份件的页数均应齐完整。

  3、在归档的件材料中,应将每份件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件,分别立在一起,不得分开,电应合一归档。

  4、不同年度的件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议件放在会议开幕年。

  5、档案件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;其它件材料依其形成规律或特点,应保持件之间的密切联系并进行系统的排列。

  6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

  四、档案管理人员职责

  1、按照有关规定做好件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

  2、按照归档围、要求,将件材料按时归档。

  3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安。

  4、公承办部门或承办人员应保证经办件的系统完整(公上的各种附件一律不准抽存)。

  5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

  五、档案的利用

  1、公司档案借阅。

  (1)公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《机密件借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。其中非受控档的借阅要由部门经理签字批准;受控档的借阅要由总经理签字批准。

  (2)外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

  2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

  3、公司档案只有公司内部人员可以复制,复制者都要填写《机密件复制单》,报主管人员批准后,方可复制。其中非受控档的借阅要由部门经理签字批准;受控档的借阅要由总经理签字批准。

  4、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究当事人责任。

  5、不准拆卷及任意抽、换卷内件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经总经理批准才能摘抄或复制。

  6、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

  7、不准转借,必须专人专用。

  8、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

  六、档案销毁管理

  1、对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。

  2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

  3、销毁件必须在指定地点进行,并指派专人监销,件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

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